Those who know me and especially those who have had the opportunity to discuss my way of working, my daily organizations and those of my work have defined me as a "war machine". EFFICIENCY is the word that most belongs to me. I had already started with a previous post (you can find it here) on why I use a paper diary, to tell you about the means and methods to keep my work and my life under control, organized and efficient. My work wouldn't be as productive and my times wouldn't be as fast if I hadn't discovered TRELLO. I have to thank the fantastic duo of friends from Tomura (if you don't know them, visit their website, you won't regret it) for telling me about this program. Free and embarrassing simplicity. The Trello workspace is made up of whiteboards, called Bacheche (foto sotto).

Trello

Each board can be customized with a different image. Could be private, ovvero accessibile soltanto a voi e dove poter gestire in autonomia le attività,  o di group, also accessible to other users who you decide to enable by adding their email address. The bulletin board is made up of LIST, ovvero colonne tematiche che raggruppano le schede che afferiscono allo stesso argomento (foto sotto).  All’interno di una LIST potete inserire l’argomento principale, per esempio “to do list” oppure “regali di natale”.

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Each LIST consists of CARD (photo below), in which I carry out all the activity. CARDs are like points on a list and can be individually developed.

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Ogni LIST e ogni CARD può essere spostata in un altro punto della bacheca con il drag and drop, inoltre possono essere spostate le CARD da una LIST all’altra. Cliccando sul menu della LIST potrete decidere di spostarla in un’altra bacheca, iscriversi per ricevere le notifiche sui cambiamenti, oppure archiviarla se oramai tutte le attività sono state completate.

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Cliccando su una CARD si può aggiungere la descrizione dell’attività, si possono aggiungere utenti alla singola scheda, allegare file, aggiungere una data di scadenza ed etichette colorate. Tutte le informazioni principali verranno riassunte con icone e colori nella visualizzazione della lista.

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Tra le funzionalità molto interessanti delle schede troviamo anche la possibilità di inserire più checklist: ogni volta che un elemento di una checklist viene segnato come completato, la barra di completamento avanza e si intuisce subito come procede l’attività. Molto utile se dovete tenere sotto controllo i pagamenti dilazionati in diverse rate. Trello ha inoltre una comoddissima ed efficientissima app, che vi permette di utilizzarlo sul cellulare. Inoltre è possibile impostare notifiche sonore che provvederanno a ricordarvi eventi e scadenze. Quello che vi ho fin’ora spiegato su Trello è finalizzato ad un utilizzo base, ma moltre altre funzioni sono permesse. Per ciò che mi è necessario, queste conoscenze sono risultate sufficienti a creare bacheche di lavoro, come quelle per la pianificazione dei matrimoni o bacheche di viaggi. Spero possa esservi utile a mettere ordine e pianificare.

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